Dans le cadre de ses activités quotidiennes et de ses relations avec ses différents interlocuteurs, l’entreprise est amenée à produire et à gérer de nombreux documents. Malgré les avantages pratiques et économiques de la version électronique, la sécurisation des documents devient un défi permanent. Retrouvez dans cet article des solutions pour protéger les documents de votre entreprise grâce à la technologie blockchain.
La sécurisation des documents : une opération délicate
Si la dématérialisation et la digitalisation de la gestion documentaire rend de précieux services (gain de temps, économie de papier, simplification de la gestion etc.), l’aspect sécuritaire ne doit pas être négligé pour éviter les soucis. Les technologies actuelles servant aussi bien les intérêts des entreprises que ceux des personnes malintentionnées, et les risques de cyber-attaques étant réels, sécuriser les contrats d’entreprise et les documents et données importantes dématérialisées de l’entreprise s’impose.
La protection des documents et données numérisées implique non seulement de les mettre à l’abri des fraudes, des vols et des falsifications, mais également à l’abri des incidents techniques qui peuvent causer leur altération ou leur perte. La technologie blockchain offre diverses possibilités dans le cadre de l’identité numérique applicable à la gestion des données et des documents avec une sécurité optimale.
Les solutions à privilégier
Plusieurs formules peuvent être mises à profit par les entreprises pour mettre leurs documents importants à l’abri. Celles basées sur les possibilités de sécurisation offertes par la technologie blockchain sont à privilégier. Suivant les besoins et les exigences des activités de votre structure, vous pouvez choisir :
• La signature électronique
La signature électronique permet au récipiendaire d’authentifier l’émetteur. Elle se présente comme l’option la plus simple à mettre en œuvre et la plus pratique pour gérer les contrats de travail, les accords avec les différents partenaires de l’entreprise, mais également les documents relatifs aux transactions commerciales (factures, bons de commande ou de réception, etc.)
• L’horodatage électronique
L’horodatage électronique est la solution la plus recommandée pour protéger les documents, les fichiers ou des données digitalisées contre certains dommages et surtout contre les fraudes ou la dénaturation des contenus. Elle est parfaite pour l’authentification des documents juridiques dans le cadre de contrats et d’accords spécifiques et délicats.
• ’archivage électronique
L’archivage électronique est l’option de base de la sécurisation des documents d’entreprise, toutes catégories confondues. Elle est facile à mettre en œuvre et répond aux besoins des petites comme des grande structures. Les outils dédiés à cette tâche actuellement disponibles permettent par ailleurs de prendre en charge tous les formats de documents.